Как сделать запрос в архив

Составляя родословную, исследователь довольно быстро приходит к необходимости вести поиск в архиве. Можно приехать в архив лично, если есть такая возможность. Но часто проще составить запрос в архив и отправить его по почте. Как правильно составить запрос, чтобы через месяц получить нужную информацию? Разберем в этой статье.

Составить запрос в архив: цель обращения

Четко сформулируйте для себя цель вашего обращения в архив: что я хочу узнать? Конечно же, «Я хочу узнать всё о прабабушке Фатинье Моисеевне Коробейниковой». Только по такому запросу вряд ли вам что-то ответят.

А вот если мы
сформулируем так: «Получить запись о рождении Коробейниковой Фатиньи Моисеевны,
родившейся в 1906-1910гг. в деревне Арсичи Мурашинского района Кировской области,
чтобы узнать имена ее родителей». То вот на такой вопрос архив уже сможет
ответить и найти информацию.

Какой архив нужен?

Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.

• Архивы бывают нескольких видов:
• Государственные:
  федеральные и субъектов федерации (муниципальные, районные, областные)
• Ведомственные:
  архивы структур и организаций, отраслевые архивы.

Поскольку я искала
запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный
архив Кировской области (исходя из места ее рождения).

Я зашла на сайт ГАКО в
раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор
принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов
имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).

Из контактов скопируйте
правильное название архива (аббревиатура тоже подойдет), контакты (адрес, телефон,
эл.почту), чтобы у вас всегда была под рукой эта информация и не пришлось
заново искать в интернете, чтобы связаться с архивом.

Если вы пытаетесь установить судьбу погибшего в Великую отечественную войну прадеда, то вам понадобится архив военкомата по месту призыва или Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО). (У меня есть статья на эту тему)

Или если родственник был партийным, то его карточка о вступлении в партию должна храниться в РГАСПИ.

Какие документы есть в архиве?

У каждого архива
есть опись фондов, которая поможет
убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов
обычно есть на сайте архива.

Если в случае с
небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие,
например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать
подобную информацию, поскольку документов очень много.

Если на сайте
архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах
генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан,
наверняка, они смогут посоветовать, где искать.

Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.

Архивная справка о рождении Константина Ивановича Новожилова в 1903 году в городе Златоусте. Составить запрос в архив получилось после получения сведений из книги одного из родственников, где были указаны имена детей Ивана Новожилова.

Не знаю шифр Фонд-Опись-Дело

Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки).

Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.

Например, я не
знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи
за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня
относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского
района.

Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.

Образец: запрос в архив

• Контактный телефон заявителя
• Email.
• ЗАЯВЛЕНИЕ

Первый вариант запроса в архив, с указанием точных архивных сведений:

Прошу предоставить электронные копии списка раскольников прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии 1904 г. о семьях по фамилии Коробейниковы, проживающих в населенном пункте Арсичи (Займища подле речки Раменку). (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43-66).

Поскольку полученные мною ранее копии это списка (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43) с информацией о моем предке Коробейникове Моисее Яковлевиче, а также имеющийся в этом же списке Коробейников Филипп Яковлевич (его брат), дают основание полагать, что в этой деревне проживали и другие родственники.

Второй вариант запроса в архив, без указания точных сведений:

Прошу проверить имеются ли в метрической книге
за 1859-1862 год прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского
уезда Вятской губернии запись о рождении Коробейникова Моисея Яковлевича в деревне
Арсичи (Займища подле речки Раменку). Прошу предоставить электронные копии
страниц с записью о рождении.

дата                                                          Фамилия и инициалы

Сроки исполнения запроса в архиве

• Ответ из архива придет через месяц после обращения.
• Отправлено бумажное письмо: следует прибавить еще несколько дней, которые оно было в пути.
• Спустя месяц при согласии архива на исполнение запроса, вам пришлют счет на предоплату. Некоторые архивы работают без предоплаты, а кто-то присылает бумажный вариант договора и акт выполненных работ (все зависит от внутренних положений архива).
• После оплаты аванса, нужно написать в архив (или выслать им подписанный договор), что вы оплатили (можно так же приложить копию чека).
• Через месяц придет письмо. Окончательный счет, если ответ положительный и документ найден. Или письмо о том, что ответ отрицательный, но предоплату не вернут. У некоторых архивов очередь расписана на 2 года вперед, так что поиски могут затянуться. Но архив обязательно проинформирует об этом.
• После окончательной оплаты счета вам пришлют запрашиваемый документ по электронной почте, либо бумажным письмом (в зависимости от способа, который вы укажете в запросе).

Почему документов нет в архиве, и что делать?

Причин
отрицательного ответа из архива может быть масса, рассмотрим основные.

Запрашиваемые документы отсутствуют

Документы одной области могут храниться в соседнем областном архиве (это связано с административно-территориальным делением, когда районы передавались или укрупнялись, а документы не всегда своевременно передавались на хранение).

Добросовестные работники архива посоветуют, куда написать. Я разыскивала документы о Лузском сельсовете Опаринского района, который сначала входил в состав Вологодской губернии, потом Архангельской, потом Северо-Двинской, потом Кировской области. Выяснилось, что некоторые документы по этому району попали в архив Костромской области, а часть хранится в архиве Великого Устюга.

Архивная справка по Опаринскому району о составе семьи по фамилии Поповы

Документы уничтожены или утеряны

Документы могли быть уничтожены во время войны, сгорели в пожаре, затопило архив, грибок покрыл страницы книги. Здесь ничего не поделаешь. Нужно искать другие источники информации. В этом поможет изучение форумов и описи фондов архива. Найдя дополнительные источники генеалогической информации, можно составить следующий запрос в архив.

Возможно искались ошибочные сведения, и ваш предок родился в другой деревне, в другом году или имел другую фамилию при рождении.

Предки прибавляли себе годы, чтобы пойти учится или служить, меняли фамилию, чтобы скрыться от преследования и т.д. Может быть родители вашего прадеда отправились крестить младенца к родне в другую приходскую церковь. А может быть причина в их вероисповедании или национальности, поэтому в православных метриках их и вовсе не будет.

Жизненные ситуации очень разные. Именно этим и интересно составление родословной: можно почувствовать себя настоящим детективом, распутывая клубок жизни предков.

Мои предки Коробейниковы были старообрядцами, не делали записи в метрических книгах православной церкви. Поэтому найти запись о рождении прабабушки Фатиньи в 1906-1910 году я никак не смогу.

Дальнейшее изучение описи фондов показало, что есть список старообрядцев по приходу Крестовоздвиженской церкви села Белозерье за 1903-1904гг. Откуда можно узнать всех родственников по фамилии Коробейниковы.

При отрицательном ответе архива (записи или документы не найдены) нужно узнать в каких еще документах могут быть интересующие вас сведения. Изучайте тематические форумы, расспрашивайте родственников и других генеалогов и обязательно докопаетесь до истины.

Ответ из архива об отсутствии записи о рождении Прокопа Егоровича Перминова из деревни Сергаченки (Василия Казакова) Вятской губернии за 1901-1903 гг.

Сколько стоит запрос в архив

В зависимости от вида архива запросы могут быть бесплатными и платными. Расценки регулируются внутренними нормативными актами архива. Обычно на сайте организации есть прейскурант на все услуги.

Нужно ли подтверждать свое родство для запроса в архив?

Когда речь идет о государственных архивах, то подтверждения родства у вас не спросят.

Составить запрос в ведомственный архив можно аналогичным образом, но будьте готовы предоставить справки и документы подтверждающие ваши родственные связи с предком или родственником. Некоторые ведомства даже могут попросить нотариально заверенные копии.

Как сделать запрос в архив Пенсионного Фонда для пенсии?

Запрос в архив справки для Пенсионного фонда делается для подтверждения трудового стажа, потому важно знать, как выглядит образец документа.

Оглавление:

• Как сделать запрос в архив по интернету
• Образец запроса в архив
• Заявление в архив о подтверждении трудового стажа
• Заключение

Как сделать запрос в архив по интернету

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,
но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,

• как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:
• 8 (499) 703-15-47 — Москва
  8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург
• или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!
• Все консультации у юристов бесплатны.

С 2002 года сведения о стаже можно восстановить с помощью персонифицированного учета.

Но по трудовой деятельности до 2002 г. такой возможности нет. Обидно терять несколько лет стажа, если можно учесть годы работы и получить заслуженную пенсию.

Полезно знать: собрать информацию о трудовом стаже поможет Росархив. Заявление можно направить по интернету.

2 возможных способа для отправки по интернету:

Для направления обращения через сайт нужно совершить несколько действий:

• указать ФИО заявителя, название организации;
• правильно указать в форме период работы;
• указать место, где находится компания;
• должность, которую занимал заявитель в тот период времени.

Далее нужно составить само заявление.

Образец запроса в архив

Тем не менее есть реквизиты, которые должны быть в письме:

• дата направления обращения:
• название архивного учреждения;
• ФИО заявителя, а также адрес проживания и номер телефона для связи;
• для облегчения поисков нужно уточнить название фирмы, структурное подразделение, где трудился гражданин;
• указать занимаемую должность.

В завершении нужно уточнить, что вы собираете информацию не из праздного любопытства, а для назначения пенсии. И заключительный штрих – это ваша подпись.

Заявление в архив о подтверждении трудового стажа

Срок рассмотрения заявлений устанавливает Закон «О порядке рассмотрения обращений и жалоб граждан». Через тридцать дней заявителям дается ответ.

Сроки рассмотрения увеличиваются, когда обращение передается в другую архивную организацию. В этом случае заявителя уведомляют, что его письмо передано по ведомственной принадлежности.

Заключение

Справка из архива необходима для назначения пенсии, если в трудовой книжке есть «пробелы». Можно отправить запрос почтовой связью или в электронной форме. Главное, предоставить максимум информации о запрашиваемом периоде работы.

Смотрите видео-инструкцию по составлению запроса справки в архив для Пенсионного фонда:

Внимание!

В связи с последними изменениями в законодательстве, информация в статье могла устареть! Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует – напишите вопрос в форме ниже:

Как правильно подать запрос в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации

Необходимость подачи заявлений обусловлено сложным устройством архивов. Тысячи фондов, коллекций документов, фотоматериала и прочих источников усложняют поиск нужной информации. Поэтому следует как можно конкретнее описать запрос. Чем больше укажете известных вам фактов, тем быстрее сотрудник ответит на запрос.

Архивы России делятся на типы:

• государственные;
• муниципальные;
• ведомственные;
• архивы организаций;
• частные.

Все граждане РФ могут обратиться в любую организацию за помощью, главное знать, как правильно подать заявление.

Виды запросов:

• социально-правовой – для разъяснения фактов, необходимых при соблюдении прав и интересов физических лиц или компаний. Относятся запросы физических и юридических лиц, консульские (от иностранных граждан, служебные);
• генеалогический – для разъяснения и уточнения фактов биографии предков, с целью описания генеалогии рода, семьи;
• тематический – делается с целью получения документов по отдельному факту истории или жизни человека. Такие запросы характерны для исследовательской деятельности.

Для начала нужно определить, к какой из категорий подходит вопрос, в каком архиве может находиться интересующая информация.

Подать заявление можно:

• у регистратора или в МФЦ (обязательно наличие паспорта);
• письмом по Почте России;
• электронным или через портал Государственных услуг.

Современные технологии и наличие Единого Государственного портала позволяют отправлять заявления, не выходя из дома, упрощая работу с архивами городов России.

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, заявление должно быть зарегистрировано в день его поступления.

Со дня регистрации до получения ответа заявителем может пройти 30 дней.

В отдельных случаях, если сотрудникам не хватило времени для формирования ответного письма, допускается продление срока после письменного оповещения заявителя.

Возможны ситуации ошибочного направления, когда граждане выбрали неверный архив. Сотрудники получившее письмо имеют право перенаправить запрос по нужному адресу, уведомив об этом заявителя, указав название организации в которую перенаправили запрос и дату.

Читайте так же:   Ключевые положения профстандарта специалиста по кадрам

В письменном ответе на запрос могут содержаться копии документов, переписанный текст (в тех случаях, когда копию сделать невозможно), выписки, заключения и архивные справки.

Как правильно написать запрос (образец)

Форма написания заявления – свободная. Состоит в соблюдении нескольких правил:

• в шапке — полное название архива и ФИО директора, ниже — ФИО, адрес с индексом и телефон заявителя. Для составления запроса от организации — полное название организации и телефон заявителя. Ниже по центру — «Заявление»;
• в тексте подробно изложить суть вопроса с указанием всех известных дат, событий и фактов. Уточнить территориальные рамки. Писать по сути, без лирических отступлений, не пропуская то, что поможет в поиске необходимой информации;
• указать с какой целью делается запрос;
• адрес для направления ответа;
• дата и подпись, в случаях заявления от организации требуется печать.

Генеалогический

При составлении генеалогического запроса, необходимо указать полностью ФИО человека, про которого хотите узнать, год, место рождения и всю известную вам информацию.

В Государственный архив Российской Федерации

Роговой Л. А.

от Иванова И.И.

682922, г. Хабаровск,

ул. Ленина, дом 107, кв. 1.

+7ХХХХХХХХХХ.

Заявление

Прошу предоставить информацию о составе семьи переселенцев Петрова Ильи Трофимовича 1900 г.р. Прибывших Приамурский край село Семеновка в 1928 году из Саратовкой губернии села Новопокровка. Также прошу выдать всю имеющуюся о них информацию.

Запрос осуществляется с целью составления родословной Иванова И.И.

Ответ прошу направить по адресу: 682922, г. Хабаровск, ул. Ленина, дом 107, кв. 1. [email protected]

01.01.2001                                                                                         ___________ Иванов И.И.

Сотрудники предоставят всю имеющуюся информацию, возможно без подробного описания. Но во многих архивах можно заказать родословную. Такая услуга будет платной. Цена устанавливается внутренними актами и зависит от объема проделанной работы.

Социально-правовой

Подавая заявление на социально-правовой запрос, необходимо прикрепить отсканированную копию трудовой книжки, паспорта и указать информацию о смене фамилии, если менялась.

В Архивный отдел администрации МО Приморского края

от Иванова В. А.

690000 г. Владивосток,

ул. Победы, дом 100, кв. 200.

+7ХХХХХХХХХХ

Заявление

Составление запроса в архив на подтверждение трудового стажа: образец бланка и пример заполненного документа

Работодатели часто неправильно заполняют трудовую книжку и прочие документы, которые могут пригодиться при оформлении пенсии. Но если какие-то данные утеряны либо неправильно заполнены, не стоит огорчаться.

Для таких ситуаций созданы государственные архивы, в которые можно сделать запрос на подтверждение трудового стажа.

Запрос содержит различные данные о заявителе и помогает архивным служащим уточнить недостающую информацию.

Форма запроса в архив с целью получения информации о трудовом стаже

Запрашивать справку в архиве нужно для получения архивных справок и выписок при оформлении пенсии. Эта процедура обязательна в двух случаях:

Без архивных документов гражданин может остаться без страховой и «заработанной» пенсии.

Запрос в архив для подтверждения трудового стажа заполняют по специальной форме.

Сам запрос представляет собой бланк, который должен содержать в себе следующую информацию:

• наименование архивного учреждения;
• Ф.И.О. и дата рождения заявителя;
• фактический и адрес прописки заявителя, отдельно указать почтовый;
• заявление;
• конкретный промежуток времени, за который нужна справка;
• точное название организации и должности;
• основание для получения выписки, справки;
• подпись заявителя.

К форме запроса необходимо прикладывать копию трудовой книжки, а точнее тех страниц, где указан необходимый период работы.

Образец бланка запроса в архив для подтверждения трудового стажа

Государственный архив предоставляет данные, которые подтверждают трудовую деятельность, именуемые Иными. Гл. 4 ст.

26 Постановления правительства РФ «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения стажа для установления пенсий». В форме запроса основную часть составляет заявление.

Это отдельная графа, которая содержит информацию о предприятии и самом заявителе. Оно содержит следующие данные:

• Ф.И.О. на момент работы;
• период, на который нужна справка;
• о заработной плате в этот промежуток времени;
• об учебе, повышении квалификации;
• какая-либо дополнительная информация;
• наименование предприятия, подразделения и занимаемую должность;
• в предпоследней строке указывают основание.

Предоставление справки, подтверждающей трудовой стаж, это бесплатная услуга, если запрос составлен по утвержденной форме.

Гражданин самостоятельно относит запрос в архив, МФЦ или Пенсионный фонд. Если человек отнес заполненный бланк в последние два учреждения, то эти гос. организации самостоятельно связываются с архивом.

После того как документы туда поступят, служащие обрабатывают все данные, а затем предоставляют документы:

• архивная справка;
• копия справки;
• выписка из архивных документов;
• уточненные сведения, которых не хватало для оформления пенсии;
• обоснованный отказ, если работники гос.организации не смогли предоставить информацию.

Образец бланка запроса в архив можно скачать по ссылке https://yadi.sk/d/7gXNGPJv3SxhLh

Пример заполненного документа

Гражданин имеет полное право написать запрос дома или в офисе учреждения. Заполнять бланк нужно вручную синей ручкой, а в последней строке обязательно поставить подпись и дату заполнения.

Начальнику муниципального архива Оренбургской области

• от Ивановой Марии Ивановны
• (фамилия, имя, отчество заявителя),
• дата рождения: 04 ноября 1956 года,

адрес по прописке: Оренбургская обл. г.Оренбург, ул. Мира, д.34 кв.15

4.____________________________________________________________________________ (другое).Наименование учреждения, отдел, цех, бригада ООО «Ромашка», бухгалтерский отдел, должность бухгалтер материального стола. Справка нужна в связи с подтверждением трудового стажа для оформления пенсии.02 июля 2002 г.(дата, подпись)

Сроки исполнения заявки

Сроки, в которые можно получить документы и их копии, регулирует гл.8 п. 8.2 Основных Правил работы архивов организаций. Они едины для всех государственных архивов РФ. Он составляет 30 дней со дня получения запроса.

Этот срок может быть продлен еще на 30 дней, но только после согласования с гражданином, который подал заявление.

Если служащие не успели найти необходимую информацию в срок, то они уведомляют заявителя письмом, в котором указывают причины задержки.

В случае отсутствия информации в этом учреждении, сотрудники имеют право направить данные в другую организацию, где они могут быть. При этом, служащие архива обязательно предупреждают заявителя об этом.

Данные должны направить в другое учреждение в течение 5 дней.

Можно получить справку и в срочном порядке на протяжении одной недели. Но эта услуга будет платной. Каждое учреждение устанавливает свои расценки.

Чтобы откорректировать стаж, зарплату для оформления пенсии, нужно просто обратиться в архивное хранилище. А узнать его адрес можно на сайте муниципалитета города и области.

Как сделать правильный запрос в архив о предках

    Если Вы хотите узнать, как сделать запрос в архив о родственниках или предках, то эта публикация, определенно, для Вас. Запросы населения делятся на три типа: социально-правовые (справки по трудовому стажу и т.д.

), тематические (информация биографического характера о человеке) и генеалогические. Для первых двух видов предусмотрены отдельные материалы, а здесь мы подробно рассмотрим вопрос о том, как сделать запрос в архив о предках.

Ссылка на бесплатное скачивание образцов нескольких форм находится в конце статьи, но перед отправкой рекомендуем ознакомиться с разъяснениями, чтобы повысить вероятность положительного ответа со сведениями о предках от государственного учреждения.

Для тех читателей, кто хочет сэкономить время и нервы, предлагаем заказать генеалогический запрос в архив о родственниках в нашем бюро фамильных исследований. В рамках этой услуги, мы за символическую плату составим грамотный текст и сообщим точные координаты архивов, куда необходимо направить заявление.

Далее читайте интересные нюансы взаимоотношений с сотрудниками читальных залов и отделов хранения документов, так как, в большинстве случаев, именно они работают с запросами о родственниках, которые приходят от граждан.

    Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, обратите внимание на немаловажный психологический фактор при общении с представителями региональных организаций, куда должны передаваться документы возрастом более ста лет из органов ЗАГС. Основатели сайта livemem.

ru проводили поиск родственников более чем в пятидесяти регионах страны и, учитывая эту статистику, выявлено, что большинство персонала государственных архивов является образованными и интеллигентными людьми.

По словам сотрудников, не в их интересах затягивать процесс обработки архивных запросов, так как, чем скорее они помогут заявителю, тем быстрее приступят к непосредственным обязанностям.

Стоит учесть и тот факт, что доходы от решения задач по запросам о родственниках (а это платная услуга) идут в казну, а не какому-либо конкретному исполнителю.

Ввиду того, что ответы на запросы в архив о предках не относятся к основной деятельности работников, Ваша заявка может быть отклонена без объяснения причин отказа или с предоставлением формальной отписки. На некоторых интернет-ресурсах федеральных учреждений так и написано: “архив не обрабатывает запросы генеалогического характера о родственниках из-за сильной занятости специалистов”.

    С органами ЗАГС (записи актов гражданского состояния) дела обстоят иначе. Ответить на запрос в архив о родственниках они обязаны. Заявки кардинально различаются, кого-то интересует брак или его расторжение между старшими членами семьи, другие ищут свидетельство о рождении или смерти родственника.

Законодательство периодически меняется, из-за чего точную процедуру исполнения запросов в архив о предках следует узнавать на момент обращения. В учреждении могут потребовать доказательство родства с личностью или свидетельство о ее смерти.

Например, в ходе одного из исследований рода, сотрудник отдела хранения документов в органе ЗАГС уточнил, что допускается запрашивать сведения только об умерших, причем делать это без дополнительных разрешений могут лишь дети. Предполагается, что люди будут восстанавливать свидетельства лично либо через полномочных представителей.

То есть, внук, при живых родителях, не получит положительный результат на запрос в архив о родственниках третьего поколения (дедушках или бабушках). Если отец или мать не могут заниматься поиском данных, то они должны оформить у нотариуса доверенность на имя исполнителя, которым может быть кто угодно.

Однако, как уже сказано, актуальный алгоритм действий становится известен в конкретной ситуации в период ее возникновения и зависит от степени родства гражданина, посылающего запрос в архив о предках, с искомой персоной. В строгих правилах присутствует логика.

Мало кто из читателей обрадуется тому факту, что некто чужой беспрепятственно “копается” в биографии и отношениях их родственников либо проводит изучение истории семьи, стараясь найти компромат в корыстных целях.

Как сделать запрос в архив о родственниках семьи

    После разъяснения базовой концепции подхода к общению с архивистами перейдем к сути темы публикации на генеалогическом сайте Livemem.

Как сделать запрос в архив о родственниках так, чтобы его не проигнорировали и исполнили в кратчайшие сроки? Сначала определите, в какой городской архив или орган ЗАГС необходимо обратиться со своим заявлением о поиске предка.

Выбор учреждения для отправки запроса о родственниках зависит от вида задачи (восстановление свидетельств или получение сведений) и даты события (рождение, бракосочетание или смерть). По нормативам, если с момента создания документа не прошло сто лет, то он должен храниться у территориальных органов ЗАГС.

Но из практики деятельности нашего бюро фамильных исследований известно, что более “молодые” записи актов гражданского состояния встречаются и в хранилищах региональных архивов.

То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме. Государственными службами ведется разработка централизованной электронной базы данных с соответствующей информацией о гражданах, поэтому, не исключено, что скоро появится возможность посылать запросы о предках в местные организации.

    Рассматривая случай с запросом поиска фактов о родственниках из метрических тетрадей церкви (предшественники книг с актами гражданского состояния, которые являлись официальным документом ~ до 1917 года), стоит обратить внимание на то, что поступать необходимо наоборот.

Первоначально, запрашивайте сведения о предках у федеральных архивов в зависимости от региона, где произошло событие, а если записи не были переданы им на хранение, то заявителя перенаправят к органам ЗАГС.

Отметим запутанную неразбериху с районами, где в рамках административно-территориального деления иногда менялись границы. Встречаются неоднозначные ситуации, когда деревня (село, город) и приход ее церкви, например, в 1850 году относилась к одной губернии, а в 1851 – уже к другой.

Значит, и церковные метрические книги с семейной историей предков по данному населенному пункту могут находиться у двух региональных архивов. Есть вероятность, что гражданину об этом не сообщат, а на запрос ответят классической отпиской “не обнаружено”.

При сомнениях на тему тщательности обработки запроса в архив о родственниках – продублируйте письмо в учреждения соседних городов, куда могли быть отправлены книги с записями обрядов предков по спорным территориям.

    Теперь объясним непосредственно саму процедуру оформления архивной заявки на поиск сведений о предках с написанием правильного текстового сопровождения.

Рассмотрим ситуацию на примере генеалогического запроса в государственный архив, так как в случае с органами ЗАГС – действия достаточно схожи, а подготовленные нами формы по ссылке для бесплатного скачивания в конце публикации не нуждаются в дополнительном разъяснении.

Запрос в архив о родственниках можно условно разделить на три блока (как в образце на первой фотографии): куда отправляется обращение, его суть и кем направлено. Сразу скажем, что все части обязательны к заполнению, если хотя бы одна будет пропущена, то с вероятностью 99% Ваше заявление будет отклонено.

Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, зайдите на сайт учреждения или уточните по телефону, занимаются ли сотрудники их исполнением в принципе. И если работа с обращениями граждан на тему поиска данных о родственниках ведется, узнайте, каким способом архиву будет удобнее принять заявление – по электронной почте или традиционным письмом.

Когда запросы обрабатываются только на физическом носителе (в письменном виде), не лишним будет укомплектовать посылку вторым конвертом. Увы, по рассказам архивистов, иногда именно из-за отсутствия собственных средств пересылки, запросы о родственниках могут быть проигнорированы (чем меньше архив, тем скромнее бюджет на общение о предках семьи).

    Что касается содержания документа, то необходимо знать следующие нюансы. Архив, куда посылается запрос о предках семьи, и отправитель располагаются в визуально едином пространстве – в левом верхнем углу. При этом, заявка должна направляться на имя директора.

Точное наименование и актуального руководителя Вы найдете на сайте учреждения. Выглядит эта часть запроса сведений о родственниках примерно так: “Директору государственного архива такого-то субъекта Российской Федерации (области, республики, края и т.д.), его фамилия, имя, отчество (с новой строки)”.

Далее укажите в бланке Ф.И.О. заявителя, его адрес фактического проживания (где Вы сможете получать корреспонденцию), а также контактные данные (номер телефона или электронную почту, а лучше оба варианта).

Анонимные запросы в архив о родственниках семьи и обращения без указания средств обратной связи по понятным причинам к исполнению сотрудниками не принимаются.

    Как составить текст заявления, чтобы повысить шансы на положительный результат? Считаем нужным опровергнуть распространенный миф, который гласит: “чем подробнее изложить суть запроса в архив о предках, тем выше вероятность получить ответ со сведениями родственников”.

Такой подход актуален при взаимодействии с частными генеалогами или профильными организациями наподобие нашего бюро фамильных исследований “Хранители семейных тайн”. Но с государственными учреждениями все должно происходить абсолютно наоборот.

Чем четче и лаконичнее сформулирована задача, тем больше шансов добиться от архива решения поставленного вопроса и рассмотрения запроса о родственниках в небольшие сроки.

Не стоит писать сочинение об уважении к предкам, укажите лишь точные факты: место с датой рождения, населенный пункт, имя родственника, степень родства, а также тип записи.

Можно написать примерные данные, но это увеличит стоимость и время исполнения генеалогического запроса в архив о предках, а в некоторых случаях сделает поиск информации о родственниках невозможным. В конце архивного запроса отметьте, что интерес связан с восстановлением родословной, и Вы обязуетесь оплатить работу. Постарайтесь уместить суть в 3-4 строки.

    Грамотное обращение в архив с запросом о восстановлении истории предков выглядит примерно так: “Прошу найти в метрической книге запись о рождении (или смерти) моего прадедушки такого-то (его фамилия, имя, отчество) за X год в деревне (селе, городе) N.

При отсутствии метрик, буду признателен, если сообщите о сохранности ревизских сказок, исповедных ведомостей и других генеалогических источников за указанный период. При успешном поиске родственника, хотелось бы оформить архивную справку (сделать выписку, ксерокопирование или фотографию страницы). Готов оплатить услуги.

” Когда интересует обряд бракосочетания предков, то просто замените фразу о рождении на соответствующий текст о браке. Сотрудниками архивов не приветствуются расплывчатые формулировки и масштабные запросы о родственниках в виде “проведите генеалогическое исследование рода” либо “хочу узнать родословную своей фамилии”.

Решение таких задач довольно затруднено, и архив вряд ли за них возьмется, так как генеалогия семьи – не профильное направление его деятельности. В неформальных беседах архивисты отмечают, что вежливое и культурное общение дополнительно мотивирует на качественное выполнение работы, что, в принципе, вполне закономерно.

На отдельных сайтах учреждений в разделе с правилами обработки заявлений пишут: “не рассматриваются запросы в архив о родственниках, содержащие нецензурные выражения”. Страшно представить, с каким населением приходится иметь дело. Не теряйте лицо, не порочьте память о предках и ведите себя достойно!

    Внизу бланка поставьте дату и распишитесь. То есть, Вам необходимо распечатать документ, подписать и отсканировать его (если речь о пересылке по электронной почте).

Обращаем внимание читателей на то, что нет никакого смысла дублировать отправку запроса в архив о родственниках, так как новое обращение встанет в конец очереди и создаст лишнюю нагрузку на сотрудников. Лучше, направьте в учреждение вопрос: “прошу уточнить стадию исполнения моего запроса от даты Y, заявитель такой-то”.

По поводу сроков выделим тот факт, что выполнение работы архивом может занять как считанные дни, так и несколько месяцев. В интернете известны подтвержденные случаи, когда ответа приходилось ждать и 10 месяцев. Однако, справедливости ради отметим, что на архивные запросы о предках, подготовленные специалистами livemem.

ru, результат, обычно, приходит в течение 1-2 недель, что еще раз подтверждает важность правильного оформления и четкой постановки задачи. Учитывая все наши советы при подготовке заявления, Вы сможете сделать корректный запрос в архив о родственниках и получить сведения о членах семьи.

Кстати, рекомендуем заказать в нашем генеалогическом бюро подробный план проведения исследования, который ощутимо облегчит реализацию поиска предков, а также повысит эффективность затраченного времени и вложенных средств на восстановление родословной.

•     скачать типовые запросы о предках в архивы и органы ЗАГС (185 Kb; формат: docx).
• Андреев Максим Александрович
•     Если у Вас есть дополнения – сообщите об этом в комментарии, сделаем полезный ресурс вместе!
•     Мы будем признательны, если Вы поделитесь ссылкой на данную публикацию со своими друзьями.
•     Все права защищены, копирование текста допустимо только с размещением ссылки на livemem.ru

Узнать о предках в архиве

Прежде всего разберемся с вопросом: какие бывают архивы?

Все архивы можно разделить на государственные, ведомственные, муниципальные и негосударственные. В своей деятельности они руководствуются Федеральным законом «Об архивном деле», но при этом единую систему не образуют. Поэтому важно знать в какой архив, по какому вопросу обращаться.

Государственные архивы – это 15 федеральных архивов и региональные архивы субъектов. Последние есть в каждом субъекте и подчиняются Правительству субъекта. Например, Государственный архив Красноярского края, Государственный архив Свердловской области и т.д.

В федеральный Российский исторический архив в Санкт-Петербурге (РГИА), например, нужно обращаться, если необходимо разыскать информацию о предках через историю Российского государства. Так, тут можно искать свои дворянские корни, данные о службе праотцов в Российской империи.

В региональных архивах, в частности, хранятся документы по освоению, заселению соответствующей территории, документы культовых учреждений (православные церковные приходы, мечети, синагоги и пр.), документы госуправления территориями и многие другие.

Безусловную генеалогическую ценность региональных архивов составляют документы культовых учреждений (православных церковных приходы, мечетей, синагог, костелов, кирхи и др.). До 1917 года регистрировала генеалогический процесс церковь.

Для этого, ориентировочно с 1750 года, велись специальные документы – метрические книги, в которых фиксировалась информация о рождении/браке/смерти.

Соответственно, чтобы восстановить такую информацию необходимо обращаться в архив соответствующей территории с запросом биографического или генеалогического характера. Обратиться можно письменно, а также поработать непосредственно в архиве.

Ведомственные архивы, говоря просто, это архив МВД, Минобороны, ФСБ России и других ведомств, и учреждений. По сути, все документы хранятся там временно на основании договора, поскольку находятся в постоянном ведении Росархива, куда и вернутся после истечения срока действия договора.

В архиве Минобороны находятся все документы о военных действиях, включая документы по учету кадров, начиная с 1941 года. Архив ФСБ хранит личные дела репрессированных. В архиве МВД можно найти личное дело родственника, работавшего в органах.

Муниципальные архивы (архивы населенных пунктов) располагают документами местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу. Здесь же можно поискать домовые книги.

Например, если ваш родственник работал на заводе в городе N, то обратившись в муниципальный архив этого города, можно попытаться найти личное дело и информацию из личного дела.

Негосударственные архивы могут быть разнообразные, но можно выделить три основные категории: архивы физических лиц, архивы приватизированных предприятий, учреждений и организаций, и архивы общественных объединений. К архивам общественных организаций относятся, например, архивы политических партий и религиозных организаций.

Таким образом, решив обратиться в архив в поисках своих корней, первым делом нужно определить в какой архив обращаться. Выбор необходимо делать в зависимости от информации, которую вы разыскиваете и территории. Если ваши предки приехали в Красноярский край как переселенцы из Украины, то вам в Государственный архив Красноярского, а не Приморского края.

Следующий шаг подготовка текста запроса.

Запрос в архив может быть: тематическим – это когда вы хотите узнать какой-то биографический факт, выяснить сведение о жизни человека, генеалогическим – требующий документального подтверждения родства, родственных связей, социальным – направлен на защиту ваших прав и интересов (например, если вам нужно подтвердить стаж работы на предприятии).

Текст запроса должен быть максимально информативным. Здесь обязательно нужно указать вашу контактную информацию, наименование архива, в который вы обращаетесь (хорошо бы написать такой запрос на имя директора, его можно найти в сети Интернет), и собственно текст обращения.

Указывайте всю известную вам информацию, и ту в которой вы уверены на 100%, и семейные предания, и разные версии одних и тех же событий, существующие в семье. В конце поставьте дату и свою подпись. Если у вас есть какие-то документы, которые актуально приложить к запросу, сделайте это.

Напишите слова благодарности сотрудникам архива.

Директору наименование архива, адрес от ФИО, г.р., адрес, email.  ЗАПРОС                      Прошу принять на рассмотрение запрос о подтверждении следующих биографических фактов. Моя бабушка, Сидорова Ирина Петровна, была рождена в 1907 году в селе N, N-ской волости, Пермской губернии. Точная дата рождения и место крещения мне не известны. В семье крестьян Сидорова Петра и Анны (отчество матери не известно). Прошу предоставить архивную справку о рождении Сидоровой Ирины Петровны с указанием даты рождения/крещения и полными именами родителей, указанных в записи в метрической книге.

•                       К архивной справке прошу приложить копию из метрической книги.
•                       Оплату услуг архива по поиску архивных сведений и подготовке ответа на настоящий запрос гарантирую.
• Горелова Ольга, дата, подпись.

Теперь остается только направить запрос. Это можно сделать, используя электронную или традиционную почту. Безусловно, электронная подача упрощает и ускоряет процесс, но не каждый архив сегодня принимает запросы по электронной почте. Например, Центральный архив Минобороны России работает с запросами, полученными только обычной почтой.

Услуги архивов преимущественно платные, о размере оплаты за подготовку ответа на ваш запрос вас должны уведомить заранее, а по итогу выставить счет на оплату. Работа с архивами занимает достаточно времени, поэтому запаситесь терпением.

Попробуйте первоначально направить запрос/написать в архив по электронной почте, снимите возникшие у вас вопросы. По общему правилу, если вы направите запрос не по адресу, архив его перешлет в нужный, но лучше «на берегу» все сделать правильно.

 Если вам нужна помощь, пожалуйста, напишите мне, помогу вам с радостью!

«Просите – и вам дадут, ищите – и найдете, стучите – и вам откроют. Потому что каждый, кто просит, получает, и кто ищет, находит, и тому, кто стучит, открывают.» (Евангелие от Матфея 7:7)

АННА Плетень, автор проекта «Книга Жизни»